CSE : comment proposer du café et des avantages aux salariés ?

Quelles solutions café un CSE peut-il proposer ?

Lorsqu’un CSE souhaite proposer quelque chose autour du café à ses salariés, plusieurs modèles sont possibles.

Le comité peut vouloir négocier un avantage sur les achats personnels des collaborateurs, faciliter la livraison de leurs commandes dans l’entreprise, financer le café d’une salle de pause ou encore organiser ponctuellement une opération cadeau.

Ces besoins se ressemblent, mais ils ne nécessitent ni la même organisation ni la même offre.

La question essentielle : le café est-il acheté individuellement par les salariés ou collectivement par le CSE ou l’entreprise ?

À partir de cette distinction, il devient beaucoup plus simple de choisir entre une offre CSE, une offre de café professionnel ou une opération cadeau.

Comment proposer une réduction aux salariés sans gérer leurs commandes ?

Un CSE peut souhaiter proposer un nouvel avantage salarié sans acheter lui-même les produits et sans centraliser les commandes.

C’est le principe de l’offre café CSE Gemmari.

Chaque salarié choisit ses produits et règle directement sa commande sur Gemmari.com. Le CSE n’avance donc pas le montant des achats réalisés par les collaborateurs.

Un code propre à l’entreprise permet ensuite de rattacher la commande au dispositif CSE.

Ce code remplit deux fonctions : il applique le tarif négocié sur les produits éligibles et débloque le point de retrait privé correspondant à l’entreprise.

La remise dépend de l’accord conclu avec chaque CSE, notamment de la taille de l’organisation et des modalités du partenariat. Elle peut se situer autour de 20 % selon les conditions définies.

Certains produits, notamment les coffrets et les offres explicitement exclues des promotions, ne bénéficient pas nécessairement de cette réduction.

Comment fonctionne concrètement l’offre café CSE ?

1. Le CSE met en place son partenariat. Gemmari configure le tarif, le code, le point de retrait privé et le calendrier de livraison.

2. Le CSE communique l’offre. Il transmet aux salariés le lien vers Gemmari, leur code CSE et les prochaines dates de clôture.

3. Le salarié commande lui-même. Il choisit ses cafés et règle directement son panier sur Gemmari.com.

4. Le code active l’avantage. Il applique la remise aux produits éligibles et rend accessible le point de retrait privé de l’entreprise.

5. Gemmari regroupe les commandes. Toutes les commandes réalisées avant la date de clôture sont préparées individuellement puis réunies pour la livraison.

6. La livraison arrive dans l’entreprise. Selon les volumes et l’organisation du CSE, une ou deux livraisons groupées peuvent par exemple être prévues chaque mois.

7. Le salarié récupère son colis. Une fois sa commande disponible, il reçoit son code de retrait et peut venir récupérer son colis auprès du point CSE.

Que doit réellement gérer le CSE ?

Le dispositif est conçu pour éviter que le CSE devienne lui-même gestionnaire des achats réalisés par les salariés.

Le CSE n’a pas besoin de collecter les paiements, de maintenir un tableau de commandes, d’acheter du stock à l’avance, de calculer les remises ou de préparer les colis individuels.

Son rôle se concentre principalement sur quatre actions :

• communiquer l’avantage aux salariés ;
• mettre à disposition un point de retrait ;
• réceptionner la livraison groupée ;
• remettre chaque colis à son destinataire.

Gemmari gère de son côté les commandes, les paiements, les remises, la préparation, le regroupement des colis et l’information envoyée aux salariés.

Pas d’argent à collecter. Pas de commande collective à recopier. Pas de stock de café à acheter pour l’ensemble des salariés.

Comment fonctionne le retrait dans l’entreprise ?

Lorsqu’une livraison groupée arrive dans l’entreprise, les commandes ont déjà été préparées individuellement.

Chaque salarié reçoit par email les informations nécessaires pour récupérer son colis.

Lors du retrait, le volontaire du CSE saisit le code associé au salarié dans l’outil prévu à cet effet. La commande correspondante est identifiée, le colis peut être remis et le retrait est validé.

Ce fonctionnement évite de rechercher manuellement un nom dans un fichier ou de suivre les retraits sur papier.

Pourquoi regrouper les commandes dans l’entreprise ?

Une commande personnelle classique implique généralement une expédition vers l’adresse du consommateur.

Dans le cadre d’un CSE, plusieurs salariés travaillent au même endroit. Il devient alors possible de regrouper leurs commandes vers un point de retrait commun.

Le calendrier est défini avec le CSE.

Une organisation pourrait par exemple fonctionner avec une clôture des commandes le 25 du mois, suivie de la préparation puis d’une livraison groupée quelques jours plus tard.

Selon la demande, une ou deux dates de livraison mensuelles peuvent être définies.

Un CSE peut-il acheter du café pour la salle de pause ?

Oui, mais il s’agit alors d’un besoin différent.

Lorsque le CSE ou l’entreprise achète directement le café afin qu’il soit consommé collectivement, l’achat ne correspond plus aux commandes personnelles des salariés.

Cela peut concerner :

• une salle de pause ;
• une cuisine partagée ;
• un espace détente ;
• une machine automatique ;
• une cafétéria interne ;
• un événement ou un séminaire.

Dans cette situation, la solution adaptée est Gemmari Pro pour les entreprises.

L’objectif devient alors de calculer une consommation professionnelle : nombre de cafés préparés par jour, grammage de la machine, kilogrammes nécessaires chaque mois et budget annuel.

Offre CSE ou café professionnel : quelle solution choisir ?

Achats personnels des salariés : offre CSE Gemmari.
Café acheté pour être consommé collectivement : Gemmari Pro.

Un CSE peut-il offrir du café ou des coffrets aux salariés ?

Oui. Il faut simplement distinguer une opération cadeau ponctuelle de l’avantage CSE disponible dans la durée.

Un cadeau peut par exemple être organisé à Noël, pour un événement interne ou à l’occasion d’une opération particulière du comité.

Dans ce cas, le CSE choisit généralement un produit et un budget pour les bénéficiaires.

À l’inverse, l’offre CSE Gemmari laisse chaque salarié décider librement s’il souhaite commander, quels produits il veut acheter et à quelle fréquence.

Pour préparer une opération de fin d’année, consultez également notre guide Quel cadeau de Noël offrir à ses salariés ?.

Un CSE peut-il combiner plusieurs de ces solutions ?

Oui. Ces différents usages ne sont pas exclusifs.

Un même CSE peut proposer toute l’année une remise sur les achats personnels des salariés, participer parallèlement au café consommé dans une salle de pause et organiser ponctuellement une opération cadeau.

La bonne solution dépend donc moins du produit que de la personne qui achète et de l’usage prévu.

Pourquoi une offre récurrente peut-elle compléter les avantages du CSE ?

Le modèle n’oblige pas le comité à acheter une quantité correspondant à l’ensemble de son effectif.

Prenons un CSE représentant 300 salariés.

Si 35 personnes commandent pendant un mois, seules leurs 35 commandes sont préparées. Si 18 personnes commandent le mois suivant, seules ces 18 commandes sont concernées.

Le nombre total de salariés détermine donc le potentiel de l’offre, mais ne crée aucune obligation de commande individuelle.

Comment présenter l’offre café aux salariés ?

Une fois le dispositif configuré, la communication peut rester simple.

Le CSE transmet le lien Gemmari, le code de l’entreprise, le niveau de remise applicable, la prochaine date limite de commande et les modalités de retrait.

Ces informations peuvent être diffusées par email, newsletter CSE, intranet ou affichage interne.

Le reste du parcours est effectué directement par le salarié sur Gemmari.com.

Comment mettre en place une offre café pour son CSE ?

La mise en place consiste d’abord à définir l’entreprise concernée, son nombre approximatif de salariés, le niveau de remise, le point de retrait et la fréquence souhaitée des livraisons groupées.

Gemmari peut ensuite configurer le code et le point de retrait correspondant.

Pour découvrir précisément le dispositif et proposer Gemmari à votre comité, consultez l’offre café CSE Gemmari.

Si votre besoin concerne plutôt le café consommé quotidiennement dans les locaux, rendez-vous sur Gemmari Pro pour les entreprises.